تعرف على الجودة الحلقة الثالثة
تعرف
على الجودة
آلية
التطبيق
*بإشراف
د. إبراهيم طه العجلوني
ialajlouni@yahoo.com
1.
مرحلة الإعداد: وفيها
يتخذ مجلس الكلية/الجامعة إجراءات البنية التحتية لـ6سجما ، وتتضمن هذه المرحلة
القيام بما يلي:
أ.
التعرف على نظام 6سجما ودوره في رفع سوية الكلية/الجامعة
وتطوير أدائها .
ب.
يدرس مجلس الجامعة أهم المشكلات أو مشاريع
التحسين في الجامعة ويرتبها حسب أهميتها ، ويتم اختيار المشكلة أو المشروع الذي
يتوقع الوصول من خلاله إلى نتائج إيجابية كبيرة ، ليكون قصة نجاح وحافزاً للقيام
ببقية المشاريع (وليكن مثلاً:عدم إتمام المنهج الدراسي لبعض المواد).
ج.
يضع مجلس الجامعة نظام حوافز سخي (وحسب
إمكانياته وصلاحياته) يربط فيه المكافآت والتشجيع بالمساهمة في جهود 6سجما وتحقيق
نتائج إيجابية في المشاريع ، ويتم إعلام جميع العاملين به.
د.
يثقف مجلس الجامعة جميع العاملين في الجامعة بمعلومات
وافية حول 6سجما ومزاياها ، لاستيعاب هذا المفهوم الجديد والتعاون في تطبيقه.
ه.
يرصد مجلس الجامعة المخصصات اللازمة لتطبيق
6سجما.
2. مرحلة التكوين:في هذه المرحلة تبدأ
عملية تكوين فريق 6سجما وتدريبه ، بحيث تتشكل لديه القدرة على تنفيذ برنامج
التحسين بكفاءة ، وتتضمن مرحلة التكوين ما يلي:
أ.
إختيار أحد القياديين ، ذي خبرة طويلة ونفوذ واسع
وشخصية قيادية في الجامعة ليكون راعياً لتطبيق النظام ، ويفضل من له علاقة مباشرة
بالمشكلة أو المشروع الذي تم اختياره (وليكن مثلاً أحد الوكلاء).
ب.
يختار راعي الفريق أحد القياديين المؤهلين في
الهندسة أو العلوم أو درجة عليا في إدارة الأعمال ممن لديه خبرة واهتمامات بالجودة
ليكون الحزام الأسود الرئيس لفريق التحسين ، (وليكن مثلاً:عميد الكلية التي
سينفذ فيها المشروع) ومجموعة من 5-8 أفراد ليكونوا أعضاء الفريق على أن يكونوا
من ذوي الخبرة والكفاءة والحماس وبمؤهلات متنوعة : (
إداري،تربوي،،هندسي،....الخ) ، حيث سيكون كل منهم حزاماً أسوداً بعد مشروع
ناجح أو مشروعين .
ج.
يتدرّب الحزام الأسود الرئيس وفريقه على
الأساليب العلمية والإحصائية لحل المشكلات ، وكيفية استخدام أدوات 6سجما لإيجاد
الحلول .
د.
بعد تمكنه من المهارات التي تدرب عليها ، يقوم
الحزام الأسود الرئيس بتدريب مجموعة مختارة من مستوى الإدارة المتوسطة (رؤساء
الأقسام )في مختلف أقسام الكلية على المهارات التي اكتسبها ، ليكونوا فيما بعد
الأحزمة الخضراء التي يتألف منها الفريق.
3.
مرحلة التنفيذ: يبدأ فريق التحسين بالعمل في المشروع الذي
اختاره مجلس الجامعة (عدم إتمام المنهج الدراسي لبعض المواد)، وتنفيذ خطوات
عملية DMAIC،
وكما يلي:
أ.
تعريف المشكلة .يتضمن تعريف المشكلة
ما يلي :
1)
تحديد من هم العملاء وما هي احتياجاتهم
وتطلعاتهم (الطلاب وسوق العمل).
2)
جمع بيانات من العملاء لمعرفة ماذا يريدون منا
(عن طريق:المقابلات،الاستبانات،الملاحظة،شكاوي الطلاب).
3) التعرف على السمات
الحرجة للجودة من وجهة نظر العميل وجعلها سمات الجودة التي يتبناها المشروع (مثلاً:حجم
المقرر الدراسي ووضوحه) .
4) وضع ميثاق الفريق
للمشروع يتضمن:من يعمل ماذا،أهداف المشروع،منافع تنفيذ المشروع،ما يمكن
انجازه،قضايا التكاليف،....الخ.
5) ما هي خطوات سير
العملية – عملية التدريس- الحالية (يمكن وصفها بالرسم حتى تكون لدى كل أعضاء
الفريق نفس الصورة عن العملية).
ب.
القياس. يتضمن القياس ما يلي:
1)
كيف تقاس العملية وكيف تسير (مثلاً :بالملاحظة
الميدانية،من خلال المخرجات...الخ).
2)
تحديد ماذا نقيس وكيف نقيسه (أداء المدرس،الإختبارات،تحصيل
الطالب،تفاعل الطالب،سلوكياته) .
3)
قياس الأداء الحالي للعملية.
4)
هل لدينا نظام قياس كفؤ.
5)
ما هو التغير الذي يعطيه نظام القياس مقارنة
بالتغير الكلي.
ج.
التحليل. يتضمن التحليل ما يلي:
1)
تحديد المسببات الجذرية للعيوب أو الأخطاء.
2)
فهم البيانات (باستخدام وسائل إحصائية
بسيطة مثل خرائط التشتت،واللوحات البيانية).
3)
استخدام الأدوات البسيطة لتحليل التباين
واختبار الفرضيات وتحليل الإنحدار لتحليل البيانات.
4)
اختيار مجموعة صغيرة من أهم الأسباب لخطوة
التحسين التالية.
د.
التحسين.وتتضمن هذه الخطوة ما يلي:
1)
كيف يمكن التخلص من أسباب الفشل أو العيوب.
2)
تحديد المتغيرات الرئيسية التي سببت المشكلة.
3)
توثيق بيانات الحل.
4) تجربة الحلول وقياس
النتائج.
ه.
الرقابة. تتضمن الرقابة ما يلي:
1)
كيف يمكن المحافظة على التحسينات وإدامتها.
2) توثيق الأساليب
الجديدة.
3) اختيار ووضع مقاييس
معيارية لمراقبة الأداء.
كما يجب أن تكون لدى العاملين القدرة على
اختيار أكثر التقنيات والأدوات ملائمة لظروفهم ، وهنالك ثلاث مجموعات رئيسية من
الأدوات والتقنيات المطلوبة في إطار حل المشكلات الخاص ب6سجما ، وهي كما يلي:
أ.
أدوات الفريق،وتشمل: شبكة المسؤولية ،مصفوفة
الفرص والتهديدات،التجارب الفعلية...الخ.
ب. أدوات وتقنيات تحسين
العملية، وتضم : العصف الذهني، تحليل باريتو،خرائط العمليات، تحليل السبب
والنتيجة،تصميم التجارب، وتحليل النتائج وأنماط الفشل Failure Mode and Effects Analysis (FMEA).
ج. الأدوات
الإحصائية، وأهمها :إختبارات الفرضيات ( اختبار-ت ، اختبار-ف ، مربع كاي ) ،خرائط
الرقابة،تحليل الإنحدار،...الخ .
وإضافة إلى هذه الأدوات والتقنيات فإننا نحتاج إلى فهم واضح للقياسات
الشائعة في 6سجما ، ومن الأمثلة عليها: تكاليف تدنِّي الجودة ، عدد شكاوى
العملاء،نسبة الفشل.
4. كيفية احتساب 6سجما:يمكن
حساب 6سجما لكل نشاطات الجامعة تقريباً ، على مستوى الشعبة ،أو المقرر،أو الفصل
الدراسي،أو التخصص،أو القسم ،أو الكلية،أو الجامعة.ومن ذلك ما يلي:
أ. تحصيل
الطلاب
ب. حضور
وغياب الطلاب .
ج. أداء
المدرسين.
د. حضور
وانصراف المدرسين.
ه. شؤون
العاملين :كالتأخر والغياب والإجازات المرضية ...الخ.
و. الصيانة
:كالأعطال والتلف وأخطاء التنفيذ وزمن التنفيذ وسرعة الاستجابة Call
Time.
ز. الشؤون
المالية:عدد الأخطاء الشهرية لكل محاسب،سرعة انجاز المعاملات.
ح. الاتصالات
الإدارية:عدد الأخطاء في تسجيل البريد الصادر والوارد، الأخطاء في حفظ البريد،سرعة
تنفيذ المعاملة،دقة توصيل البريد للجهة المحول إليها،متابعة المعاملات...الخ.
ط. شؤون
الطلاب:عدد المنذرين والمحرومين والمفصولين والمنسحبين والمطوي قيدهم والمقبولين
والخريجين،عدد المشاركات في الأنشطة الطلابية ونتائجها،عدد الطلاب المحالين للجان
التأديب،عدد الطلاب المرضى....الخ.
وهكذا فإنه من الممكن حساب 6سجما لكل نشاط
تقريباً داخل الجامعة ، إلا أن ذلك كله رهين بوجود معيار أداء كمي لكل نشاط يراد
حساب 6سجما له،وفيما يلي مثال تطبيقي على كيفية حساب قيمة 6سجما في مجال تحصيل
الطلاب،نفترض أن نتائج مقرر "مقدمة في الإدارة" في التخصصات التي تدرس
في كلية إدارة الأعمال في جامعة ما، للفصل الأول من العام الدراسي 1423/1424هـ. ،كما
يلي:
|
التخصص
|
عدد
المسجلين
|
عدد
المتقدمين
|
مج الناجحين
|
|
إدارة أعمال
|
97
|
87
|
74
|
|
محاسبة
|
110
|
98
|
82
|
|
تسويق
|
73
|
56
|
47
|
|
إدارة عامة
|
78
|
72
|
67
|
|
المجموع
|
358
|
313
|
270
|
حيث:
|
عدد المسجلين
|
هو عدد الطلاب الذين سجلوا المقرر في بداية الفصل
|
|
عدد المتقدمين
|
هو عدد الطلاب الذين قدموا الاختبار النهائي
للمقرر
|
|
مج الناجحين
|
هو مجموع الطلاب الناجحين في المقرر
|
t المطلوب حساب سجما المقرر
ككل.(ويمكن حساب سجما لكل تخصص على حدا بنفس الطريقة).
الخطوة
الأولى: تحديد عدد الحالات الكلي (مبين في الجدول) وهو إجمالي الطلاب المسجلين. الخطوة
الثانية: تحديد عدد الناجحين المستهدف (عدد المتقدمين). الخطوة
الثالثة: تحديد نسبة الناجحين =مج الناجحين/إجمالي الطلاب
=270/358
=0.77
الخطوة
الرابعة: حساب نسبة العيوب ( نسبة الطلاب الذين لم يحققوا الهدف) = 1-0.77
= 0.23
الخطوة
الخامسة: لنفترض أن عدد خصائص الجودة المهمة في عملية تدريس المقرر هي10 خصائص ،
فيكون معدل العيوب لكل خاصية = 0.23/10
= 0.023
الخطوة
السادسة: حساب عدد العيوب في كل مليون حالة = 0.023 X 1000,000
=
23000
بمعنى أنه سيكون لدينا ثلاثة وعشرون ألف
حالة فشل لكل مليون حالة .
الخطوة
السابعة: تحويل "عدد العيوب في كل مليون فرصة لحدوث العيب "،إلى قيمة
بالسجما باستخدام جدول التحويل (الملحق ). وهي تساوي 2.0 تقريباً ، ومعنى هذا أن
أداء طلاب الكلية في هذا المقرر على مقياس سجما ضعيف لأنه بعيد عن 6سجما ، ولا بد
من النظر في الأسباب المؤدية لهذا العدد الكبير من حالات الفشل الذي سبب وجود أداء
الطلاب في هذا المقرر عند هذا المستوى المتدني من سجما.
نظراً لكل ما سبق ،
فإن الحاجة تتأكد لوجود نظام جودة يشمل كافة كليات الجامعة وإداراتها، ونظراً لما
يحققه نظام 6سجما من مزايا لكافة المنشآت التي تنجح في تطبيقه ، أرى أن تتبنى الجامعة
هذا النظام الذي يعتبر الأحدث في العالم في مجال الجودة ، وحتى ينجح هذا النظام
ويحقق ما هو مأمول منه ، فلا بد من توافر ما يلي:
أ) التوكل على الله سبحانه واليقين بأنه
تعالى وحده مسبب الأسباب واستحضار ذلك في كل خطوة.
ب) قيادة قوية والتزام إدارة الجامعة بدعم
النظام.
ج) التعامل مع نظام 6سجما كمفهوم شمولي.
د) استثمار الموارد الملائمة.
ه) التركيز على النتائج.
و) التوجه نحو العميل (الطالب،ولي
الأمر،جهات التشغيل،المنظمات المستفيدة،المجتمع).
ز) التركيز على التدريب ومضمونه.
ح) التكيف مع أوضاع الجامعة ومتطلباتها.
ط) ترتيب واختيار المشاريع وفق الأولويات .
ي) إيجاد لغة تفاهم ومصطلحات موحدة.
ك) تطوير إستراتيجية لتقديم 6سجما.
ل) تتبع قصص النجاح ونشرها .
م) مواكبة التأثيرات والتطورات الخارجية.
·
النتائج :من
خلال هذه الدراسة يمكن الملاحظة وبوضوح بأن 6سجما نموذج يمكن تطبيقه كنظام لإدارة
الجودة في مؤسسات التعليم العالي ، وذلك إذا توفرت له المتطلبات الضرورية للنجاح ،
والتي أشارت إليها هذه الدراسة آنفاً ، حيث يستطيع مثل هذا النظام وضع معايير
للأداء وقياس الأداء الفعلي للجامعة أو الكلية على ضوئها،ومن ثم اتخاذ الإجراءات
التصحيحية والتحسينات الكفيلة برفع كفاءتها، وزيادة قدرتها على تقديم خدمات
تعليمية وتدريبية متميزة للجهات المستفيدة ، ومما يزيد من فرصة النجاح في
تطبيق هذا النظام هو أن كثير من الجامعات والكليات في المملكة حديث التأسيس ، مما
يتيح لها المرونة والقدرة على تكييف أوضاعها وفق ما يتطلبه نظام الجودة المقترح.
كما أن نظام 6سجما
يستطيع تشخيص المشكلات وتقديم الحلول لجميع الأنشطة التعليمية والبحثية والإدارية
في الجامعة ، مما يتيح لإدارة الجامعة أن تطور أداءها في جميع المجالات وبشكل
متوازن .
*مستشار عمادة الجودة ورئيس وحدة دعم الجودة
تعليقات
إرسال تعليق
شكرا لك على قراءتك ، ويشرفني ان أقرأ تعليقك أيا كان وفقك الله سائلا الله لي ولك التوفيق والسداد.اخوك : خالد