تعرف على الجودة الحلقة 2

تعرف على الجودة

6 سجما (الحلقة2)

مراحل التطبيق

*بإشراف د. إبراهيم طه العجلوني

ialajlouni@yahoo.com

1.      تحديد واختيار المشروع:تقوم الإدارة (مجلس الجامعة) بمراجعة قائمة من مشروعات 6سجما الممكنة،وتختار المشروع المهم والقابل للتنفيذ حسب الإمكانيات المتاحة ، وسهولة التعامل معها ، ولا بد أن يكون لذلك المشروع فائدة حقيقية تعود بالنفع على المنشأة والعملاء معاً ، وأن يحقق تنفيذه جدوى اقتصادية (تقليل تكلفة،زيادة إيرادات،.....،الخ).

2. تكوين الفريق: عادة يتم اختيار أعضاء الفريق على أساس خبرتهم التقنية في المشروع ، وبمجرد الإنطلاق يكون العمل الفعلي على عاتق مجموعة من رواد الفريق وأعضائه ومعاونيه ، الذين لديهم الخبرات الجيدة والأفق الواسع والحماس الدافع ، والذين يتم اختيارهم عموماً من خلفيات علمية وعملية متنوعة ومستويات وظيفية متعددة.

3. وضع الميثاق: وهو عبارة عن وثيقة هامة تمثِّل دليلاً مكتوباً للمشكلة وهو يتضمن وصفاً لحالة المنشأة (الجامعة) ، وصياغة للمشكلة والفرصة والهدف،والقيود والافتراضات على المشروع ، والمجال الذي ستتم دراسته ، والأعضاء ودور كل منهم ، ثم الخطة المبدئية التي تحدد فيها كل مرحلة من مراحل DMAIC، وأخيراً النتائج المرجوة من إنجاز المشروع.

4. تدريب الفريق: وهو من الأولويات في عملية تطبيق 6سجما ، ويتركز التدريب على عملية DMAIC وأدواتها ، وهذا يتطلب تدخلاً من الإدارة العليا للمنشأة (مجلس الجامعة)، من خلال إيجاد وحدة للتعليم المستمر وتدريب العاملين.

5.   بناء فريق 6سجما: هنالك أسماء وألقاب شائعة تطلق على أفراد فرق 6سجما، ويتكون الفريق عادة من :

‌أ)   البطل أو الراعي: يكون عادة مديرا تنفيذياً أو عاماً يشرف على فريق 6سجما لمشروع معين (نائب مدير الجامعة للشؤون الأكاديمية أو الإدارية) ، وهو يتحمل المسؤولية النهائية عن ذلك المشروع ، ولهذا فإنه يكون في المستوى القيادي الأول للمنشأة ، ومن مهامه التأكد من تناسق أهداف المشروع مع الأهداف العليا للمنشأة ، وأن يُعْلِم قيادة المنشأة بسير المشاريع ، وأن يوفر الموارد اللازمة ومساعدة الآخرين للفريق ، كما عليه أن يجري المراجعات الرئيسية ، وأن يتفاوض بشأن التداخلات مع مشاريع 6سجما الأخرى.

‌ب) الحزام الأسود الرئيس: ويعمل مدرباً ومرشداً للأحزمة السوداء العاملة على مجموعة من المشاريع ، وهو يعتبر خبيراً في الأدوات التحليلية ل6سجما ، وتكون لديه غالباً خلفية في الهندسة أو العلوم أو درجة متقدمة في إدارة الأعمال (أحد العمداء ، عميد الدراسات العليا مثلاً )، وهو مسؤول عن متابعة قيام الحزام الأسود وفريقه بالأعمال المنوطة بهم خير قيام ، ولهذا فإن الحزام الأسود الرئيس يلعب دوراً حيوياً في المحافظة على قوة دفع عملية التغيير وتقليل التكاليف وكيفية التعامل مع العملاء.

‌ج) الحزام الأسود: يعد دور الحزام الأسود من أهم الأدوار في 6سجما، فهو الشخص المتفرغ لبحث فرص التغيير الحرجة وقيادة فريقه وتوجيههم وتدريبهم لتحقيق النتائج ، ويصبح تقريباً خبيراً في أدوات تقييم المشكلات وتصميم العمليات والمنتجات (عميد كلية آخر أو أحد الموظفين البارزين في الجامعة ).

‌د)  الحزام الأخضر: هو أحد الأفراد الذين تدربوا على مهارات 6سجما ، وغالباً ما يكون بمستوى الحزام الأسود ، لكنه يعمل إما كعضو أو قائد فريق 6سجما غير متفرِّغ (مدير أو رئيس قسم ).

6.    تنفيذ عملية DMAIC وتطبيق الحلول.

7.  تقديم الحلول المناسبة: بعد انتهاء المشروع ، يعود أعضاء الفريق لوظائفهم المعتادة أو ينتقلون إلى المشروع التالي ، ولأنهم في الغالب يعملون في الأماكن التي تأثرت بحلولهم ، فإن أعضاء الفريق يساعدون في إدارة العملية الجديدة أو الحل ويتأكدون من نجاحها.

 

تابع في الحلقة القادمة: آلية تطبيق 6سجما في الجامعات.

 

*مستشار عمادة الجودة ورئيس وحدة دعم الجودة